Anwendungsfälle aus der Praxis
Organizational Intelligence
Kommunikation, Zusammenarbeit und die Strukturen dahinter.
Discovery nach dem Teams-ChaosErst verstehen, dann umbauen.
Discovery · Envisioning · Scoping
Unternehmen mit gewachsener Teams-Struktur
Unser Teams ist ein völliges Chaos, und jetzt?
Ausgangslage
Der Einstieg war ein Satz, den wir oft hören: Niemand findet mehr Dokumente, und die Teams-Struktur ist gewachsen statt gebaut. Was fehlte, war nicht die Einsicht, sondern ein Plan.
Lösung
Vor dem Workshop ein Blick ins Teams- und SharePoint-Center und Vorfragen an die IT: Wie kam es dazu, was wurde bisher versucht, gibt es noch einen Fileserver? Im Workshop haben wir die Strukturen analysiert, die Kernfragen geklärt und ein Envisioning gemacht. Am Ende stand ein Scoping in Arbeitspaketen.
Ergebnisse
- Aus diffusem Unbehagen wurden zwei Arbeitspakete
- Die Entscheidung über das Weitermachen lag beim Kunden
- Kein Mammutprojekt, sondern eine Reihenfolge
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
Intranet für den MittelstandEine Mail im Postfach heißt nicht, dass die Botschaft ankommt.
Unternehmenskommunikation · SharePoint Online · Change
Mittelständisches Unternehmen mit gewachsenen Strukturen
Ein Intranet, das die Geschäftsführung wieder hörbar macht
Ausgangslage
Kommunikation lief ausschließlich über E-Mail. Die Geschäftsführung erreichte ihre Mitarbeitenden nicht verlässlich und wusste vor allem nicht, wie weit eine Botschaft getragen hatte. Eine zentrale Stelle für Unternehmensnachrichten gab es nicht.
Lösung
Ein Intranet auf SharePoint Online, vom Kick-off bis zum Rollout: Informationsarchitektur, Design Governance für ein einheitliches Erscheinungsbild, ein Berechtigungskonzept, das aus der Architektur entsteht, und geschulte Content Creators. Die Einführung haben wir mit Change Management begleitet, damit die Seite nicht nur steht, sondern auch gelesen wird.
Ergebnisse
- Ein Kanal für Unternehmenskommunikation statt Verteilerlisten
- Redaktion und Pflege liegen beim Kunden
- Vorgehen mehrfach erprobt und standardisiert
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
Aufräumen in einer gewachsenen UmgebungEingeführt ist nicht dasselbe wie ordentlich aufgesetzt.
Teams-Governance · Migration · Adoption
Mittelständisches Unternehmen mit gewachsener Microsoft-365-Umgebung
Microsoft 365 war seit Jahren da, genutzt wurde es für Telefonie
Ausgangslage
Microsoft 365 war seit einigen Jahren eingeführt, genutzt wurde es für Telefonie und Chat. Keine Governance, keine klare Teamstruktur, Dateien verteilt zwischen Fileserver, Chats und Kanälen. Wer etwas suchte, fragte Kolleginnen und Kollegen.
Lösung
Zuerst ein Governance-Konzept: Nomenklatur, Berechtigungslogik und Lebenszyklus für Teams. Darauf die Migration des Fileservers nach SharePoint Online samt Berechtigungsmanagement, das Enablement der Endanwender und ein Adoption-Monitoring, mit dem wir nachgesteuert haben statt zu raten.
Ergebnisse
- Aus Wildwuchs wurde eine nachvollziehbare Struktur
- Gearbeitet wird in Kanälen statt in Chats
- Adoption gemessen und nachgesteuert
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
Microsoft 365 von Anfang an richtigDer größere Change, dafür saubere Strukturen.
Microsoft 365 · Migration · Enablement
Mittelständisches Unternehmen ohne Microsoft 365
Microsoft 365 von Anfang an richtig aufsetzen
Ausgangslage
Das Unternehmen arbeitete mit einem Fileserver und mehreren Filesharing-Werkzeugen nebeneinander. Microsoft 365 war noch nicht im Haus, der Wechsel stand an, und mit ihm ein großer Teil der täglichen Arbeitsweise.
Lösung
Ein Migrationsplan, ein Governance-Konzept ab Tag eins und die Grundkonfiguration, bevor die ersten Daten umgezogen sind. Dazu Schulungen und Change Management, weil der Sprung für die Mitarbeitenden größer ist als in einer bestehenden Umgebung.
Ergebnisse
- Strukturen von Anfang an sauber statt später aufgeräumt
- Redundante Filesharing-Werkzeuge abgelöst
- Mitarbeitende von der ersten Woche an begleitet
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
Gesamttransformation mit allen BereichenWenn nicht eine Abteilung transformiert, sondern das Unternehmen.
Gesamttransformation · Change · Digitalisierungsteam
Mittelständisch geführtes Unternehmen mit gewachsenen Strukturen
Alle Bereiche gleichzeitig, mit der Kultur im Lead
Ausgangslage
Die Geschäftsführung hatte eine klare Transformationsvision. Modernisiert werden mussten IT-Infrastruktur, Datenplattform und die Kommunikations- und Organisationsstrukturen, und zwar nicht nacheinander.
Lösung
IT-Consulting legte das Fundament, Data Intelligence bereitete die Datenplattform vor, Solutions baute die Prozesslösungen, und Organizational Intelligence führte die organisatorische Transformation: Intranet, Kollaborationsstrukturen, Change und der Aufbau eines Digitalisierungsteams beim Kunden. Weil das Projekt vor allem von den Menschen abhing, lag der Lead bei uns.
Ergebnisse
- Ein Projekt statt vier nebeneinander
- Internes Digitalisierungsteam aufgebaut
- Agiles Setup mit kurzen Entscheidungswegen
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
Identity & Access ManagementWer darf auf was zugreifen und wie erklärt man das Tausenden Nutzer:innen?
Identity & Access Management · SharePoint Online · Kommunikation
Internationaler Konzern
Tausende Nutzer:innen, ein neues Berechtigungssystem, verständlich kommuniziert
Ausgangslage
In einem komplexen Unternehmensumfeld werden IAM-Prozesse für Azure und Microsoft Entra ID gemeinsam mit einem externen IGA-Anbieter entwickelt und betrieben. Die Workflows reichen von einfachen Berechtigungsanfragen bis zu komplexen End-to-End-Prozessen und müssen für interne Mitarbeitende, Admins sowie externe Business-Nutzer verständlich und auffindbar sein.
Lösung
Wir haben eine zentrale IAM-Informationsplattform im SharePoint Online aufgebaut: mit klarer Navigation, thematisch gegliederten Guides, Video-Anleitungen, Guide Collections und verständlichen Infopages. Für externe Business-Nutzer wurde zusätzlich ein separates Helpcenter eingerichtet. Ergänzend wurden Community-Formate über Viva Engage und IAM-Veranstaltungen begleitet.
Ergebnisse
- Ca. 1000 Nutzer:innen auf zentraler Plattform
- Self-Service durch verständliche Guides gestärkt
- Sichtbarkeit und Akzeptanz deutlich verbessert
Fragen zu diesem Fall? Laura Denkhaus, Principal Organizational Intelligence. Gespräch vereinbaren
IT-Consulting
Fundament, Betrieb und Sicherheit der Plattform, auf der alles läuft.
IT-Neuaufbau im MittelstandVollständiger IT-Neuaufbau nach Wissensverlust.
IT-Infrastruktur · Cloud · Microsoft
Mittelständisches Unternehmen
Vollständiger IT-Neuaufbau nach Wissensverlust
Ausgangslage
In der Vergangenheit war wenig in die IT investiert worden. Als eine Schlüsselperson das Unternehmen verließ, verschwand mit ihr ein Großteil des Wissens über die bestehende Infrastruktur. Server, Netzwerk und Active Directory liefen weiter aber niemand wusste mehr genau, wie alles zusammenhing.
Lösung
Wir haben eine vollständige Bestandsaufnahme gemacht und den kompletten Neuaufbau der IT-Landschaft begleitet: Server, Netzwerk, Active Directory und Cloud. Gleichzeitig haben wir das Know-how im Team des Kunden aufgebaut, damit die IT langfristig intern weiterentwickelt werden kann.
Ergebnisse
- Vollständige Bestandsaufnahme und saubere Dokumentation
- Neues IT-Fundament: Server, Netzwerk, AD und Azure
- Know-how sicher im Kundenteam verankert
- Längste laufende Kundenbeziehung in unserem Portfolio
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Carve-out: IT von NullKonzern-IT weg. Neues Unternehmen braucht alles auf einmal.
IT-Projektmanagement · Carve-out · ERP
Mittelständisches Unternehmen nach Management-Buyout
Komplette IT nach Management-Buyout von Grund auf aufgebaut
Ausgangslage
Das Unternehmen wurde per Management-Buyout aus einem Konzern herausgelöst und war danach plötzlich vollständig abhängig von einer Konzern-IT, die nicht mehr zur Verfügung stand. Netzwerktrennung, IT-Security, ERP-Auswahl und -Einführung sowie die Geräteübernahme am Standort: Alles musste gleichzeitig passieren, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.
Lösung
Wir haben die Gesamtsteuerung übernommen, alle Themen priorisiert und die Umsetzungsreihenfolge koordiniert. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die neue IT-Landschaft von Grund auf aufgebaut: von der Netzwerktrennung über den Aufbau der IT-Security bis zur ERP-Einführung und Geräteübernahme.
Ergebnisse
- Saubere Netzwerktrennung vom Konzern
- Neue IT-Security-Architektur aufgebaut
- ERP ausgewählt und eingeführt
- Geräteübernahme am Standort vollständig abgeschlossen
- Betrieb zu keinem Zeitpunkt unterbrochen
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Multi-Tenant GovernanceGlobale IT-Governance für mehrere Microsoft-365-Tenants.
IT-Governance · Microsoft 365 · Multi-Tenant
International agierendes Unternehmen
Globale IT-Governance für mehrere Microsoft-365-Tenants
Ausgangslage
Ein international agierendes Unternehmen betrieb mehrere Microsoft-365-Tenants an verschiedenen Standorten weltweit. Die einzelnen Standorte hatten bisher vollständig unabhängig voneinander agiert: mit unterschiedlichen Strukturen, unterschiedlichen Kulturen und sehr unterschiedlichen IT-Reifegraden.
Lösung
Wir haben die Tenants zusammengeführt, ein gemeinsames IT-Management aufgebaut und die standortübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Dabei haben wir sowohl die technische als auch die organisatorische Seite begleitet. Governance-Strukturen entwickelt, die unterschiedliche Kulturen und Reifegrade berücksichtigen.
Ergebnisse
- Mehrere M365-Tenants zu einem konsolidierten Tenant zusammengeführt
- Gemeinsames IT-Management über alle Standorte
- Standortübergreifende Collaboration ermöglicht
- Einheitliche Governance trotz unterschiedlicher IT-Reifegrade
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Tenant Check nach vier BausteinenWo steht Deine Microsoft-Umgebung wirklich?
IT-Security · Microsoft 365 · Lizenzen
Wiederkehrender Service, unter anderem für einen Hersteller von Stromverteilern und einen Versicherungsmakler
Tenant Check: Wo steht die Microsoft-Umgebung wirklich?
Ausgangslage
Microsoft 365 ist eingeführt, aber niemand kann sagen, was davon sicher konfiguriert ist. Lizenzen sind gekauft, aber welche Funktionen darin stecken und welche tatsächlich genutzt werden, weiß im Zweifel keiner.
Lösung
Wir prüfen den Tenant systematisch entlang von vier Bausteinen, Punkt für Punkt: bestehende Security-Konfiguration, Zugriffe und Rollen, Lizenzausstattung und die tatsächliche Nutzung. Am Ende steht kein Gutachten, sondern eine Liste von Maßnahmen in der Reihenfolge, in der sie sich lohnen.
Ergebnisse
- Klares Bild der Security-Konfiguration
- Ungenutzte Lizenzfunktionen sichtbar gemacht
- Maßnahmen nach Wirkung sortiert statt nach Aufwand
- Wiederholbar: derselbe Check auch nach jedem Umbau
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Vollautomatisiertes Identity ManagementOnboarding automatisiert, IT entlastet, Compliance auf Knopfdruck.
Identity Management · Automatisierung · Microsoft 365
Wachsende Unternehmensgruppe
Vollautomatisiertes Identity Management für den Digital Workplace
Ausgangslage
Wachsende Unternehmensgruppen kämpfen gleichzeitig auf zwei Fronten: Unternehmenswissen ist über E-Mails und Insellösungen fragmentiert, während die Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten mit jedem neuen Standort komplexer wird. Entlang des Mitarbeitenden-Lebenszyklus entsteht enormer manueller Aufwand: mit den Folgen: verzögertes Onboarding, Compliance-Risiken durch nicht entzogene Zugänge und eine IT-Abteilung, die wertvolle Zeit mit repetitiven Standard-Tasks verbringt.
Lösung
Wir haben ein vollständig Microsoft-natives IDM entwickelt und in einen modernen Digital Workplace auf Basis von SharePoint Online, Microsoft Teams und Viva Connections integriert: ohne teure Drittsysteme. Das Herzstück ist der vollautomatisierte Joiner–Mover–Leaver-Prozess. Umgesetzt mit Power Apps, Azure Automation, der Microsoft Graph API und Microsoft Entra ID.
Ergebnisse
- Compliance auf Knopfdruck: Zugänge sofort entzogen
- Zero-Touch IT: Standardprozesse vollautomatisiert
- Day-1-Readiness für neue Mitarbeitende
- Skalierbar für neue Standorte & Gesellschaften
- 100 % Microsoft-nativ: keine Drittlizenzkosten
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Partnerportal neu gedachtHistorisch gewachsene Softwarelandschaft, endlich entwirrt.
Softwarearchitektur · Entra External ID · DevOps
Langjähriger Kunde
Partnerportal neu gedacht statt weiter geflickt
Ausgangslage
Die Softwarelandschaft war über viele Jahre gewachsen, lange bevor wir an das Partnerportal kamen. Das Portal war entsprechend veraltet und unübersichtlich, und jede Änderung daran kostete mehr, als sie brachte. Gleichzeitig sollte die Anmeldung für externe Partner endlich sauber geregelt werden.
Lösung
Wir haben die Architektur neu gedacht und den Umbau danach rund zwei Jahre begleitet: Frontend-Entwicklung nach einem extern gelieferten Design, DevOps-Prozesse von Anfang an mitgedacht, Umstellung der Anmeldung auf Entra External ID und ein eigener External Tenant für die Partneranbindung. Sicherheitsthemen haben wir unterwegs gleich mit erledigt.
Ergebnisse
- Architektur, die Änderungen wieder trägt
- Partneranmeldung über Entra External ID statt Eigenbau
- DevOps-Prozesse vom ersten Tag an
- Rund zwei Jahre durchgehende Projektbegleitung
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
Ein halbes Jahr lang 30 Minuten pro WocheWenn nicht die Technik das Projekt bremst.
Projektmanagement · Enablement · Organisation
Mittelständisches Unternehmen
Ein halbes Jahr lang 30 Minuten pro Woche
Ausgangslage
Die IT-Mitarbeitenden trauten sich keine Entscheidungen zu. IT-Leitung und Stellvertretung hatten keine Zeit füreinander. Das Tagesgeschäft fraß jede Projektarbeit auf, und vereinbarte Aufgaben blieben liegen. An der Technik lag es nicht.
Lösung
Wir haben die Arbeitsweise verändert statt nur die Technik: strukturierte Weeklys mit fester Agenda und Protokoll, verbindlich eingebundene Stakeholder und ein wöchentliches Entscheidungsmeeting von 30 Minuten. Jede Entscheidung wurde dokumentiert. Das lief ein halbes Jahr, bis alle offenen Punkte durch waren.
Ergebnisse
- Alle offenen Entscheidungen nach sechs Monaten getroffen
- Jede Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert
- Projektarbeit neben dem Tagesgeschäft wieder möglich
- Die Arbeitsweise blieb auch nach dem Projekt bestehen
Fragen zu diesem Fall? Luca Kühn, Principal IT-Consulting. Gespräch vereinbaren
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